TachWare V3: Gewusst wie | Teil 6: Urlaubsscheine erstellen

Hintergrund: wozu Urlaubsscheine?

Auf der Straße muss jeder Fahrer für den aktuellen sowie die vergangenen 28Tage nachweisen können, was er gemacht hat. Tage, für die weder Aufzeichnungen auf der Fahrerkarte noch auf Tachoscheiben vorliegen, sind über ein EU Formular nachzuweisen.

Dies betrifft in erster Linie Urlaub und Krankenstand, aber auch anderweitige Arbeiten. In Summe enthält EU weit einheitliche Formular sechs Punkte. In Deutschland kann nach allgemeiner Kontrollpraxis auf eine Bescheinigung für das Wochenende verzichtet werden, wenn klar nachgewiesen werden kann, dass der Fahrer ein Fünftagewoche von Montag bis Freitag hat. In angrenzenden Ländern wird dies weitaus strenger gehandhabt, sodass vor Fahrten ins  Ausland immer auch die Wochenende über eine solche Bescheinigung dokumentiert werden sollte.

Alle Felder müssen elektronisch ausgefüllt werden, lediglich die Unterschriften dürfen händisch sein.

Urlaubsscheine in der TachWare

Zwei Möglichkeiten stehen dem Anwender zur Verfügung:

  1. Aus der Ansicht “niedrig” unter Aktivitätsdaten
  2. Über Hauptmenü – Auswertungen – Bescheinigung von Tätigkeiten

So funktioniert Option 1.

  • Wählen Sie den Fahrer an, für den Sie einen Urlaubsschein erstellen wollen
  • Im Register “Aktivitätsdaten” wählen Sie die Ansicht “niedrig”
    hier erhalten Sie eine grobe Kalenderübersicht mit je einem Kästchen pro Tag, anhand des Farbe Sie erkennen können, ob und wenn ja, welche Aktivität diesen Tag bestimmt
  • blassgrau gekennzeichnete Tage haben keinerlei Aktivitäten und sind demnach über ein Formular zu dokumentieren
  • klicken Sie den oder die gewünschten Tage an, sodass diese markiert sind
  • Wählen Sie nun den Button “Auswertungen” auf Höhe der Ansicht-Detaileinestellung und hier den Subpunkt “Tätigkeitsbescheinigung”
  • TachWare hat den bzw. die Zeiträume übernommen, Sie wählen nur noch den Grund aus, ergänzen ggf. unvollständige Firmendaten, wählen die Sprache für das Formular und drucken dieses aus

So funktioniert Option 2.

  • Wählen Sie den Fahrer an, für den Sie einen Urlaubsschein erstellen wollen
  • Gehen Sie auf Hauptmenü – Auswertungen – Bescheinigung von Tätigkeiten, Weiter
  • Der voreingestellte Fahrer ist aktiv, Sie können weitere Fahrer per Klick hinzufügen (Sammelerstellung ist interessant bei Betriebsurlaub), Weiter
  • Legen Sie die Art der Tätigkeit sowie den Zeitraum fest, Weiter
  • Ergänzen Sie ggf. unvollständige Daten zum Fahrer, Weiter
  • Ergänzen Sie ggf. unvollständige Daten zum Unternehmen, Weiter
  • Wählen Sie die Sprache für das Formular und drucken Sie dieses aus (Auswahl des Druckers via Druckvorschau)

Tage, für die ein Urlaubsschein erstellt wurde, erscheinen in der Ansicht ab sofort mit dem zugehörigen Symbol: Urlaub mit Palme, Krankenstand mit einem Kreuz, usw.

Urlaubsschein weg oder falsch erstellt – was tun?

Sie haben versehentlich einen Urlaubsschein falsch erstellt oder der Drucker hat den Druckauftrag nicht korrekt übernommen? Kein Problem, Sie können sich alle erstellte Belege sowohl wieder anzeigen lassen und damit nachdrucken, als auch falsch erstellte wieder löschen.

Über die Kopfzeile zum angewählen Fahrer klicken Sie hierzu auf “Bescheinigungen *(…)”. Über das sich öffnende Fenster können alle vorhandene Bescheinigungen nochmals aufgerufen oder gelöscht werden.

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Fahrerauswahl. Ansicht festlegen, Tage markieren und auf Auswertungen – Tätigkeitsbescheinigung klicken

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Wählen Sie oben den Grund für die Bescheinigung, im unteren Teil hat TachWare bereits den markierten Zeitraum übernommen, sofern mehrere Zeiträume vorliegen, werden auch mehrere Bescheinigungen erstellt

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Sofern die Fahrer-Stammdaten nicht vollständig sind, hier hinzufügen (wird automatisch auch für die Zukunft in den Stammdaten gespeichert)

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Sofern die Unternehmens-Stammdaten nicht vollständig sind, hier hinzufügen (wird automatisch auch für die Zukunft in den Stammdaten gespeichert)

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Sprache auswählen (ausländische Kontrollbehörden haben eine Schablone in Landessprache, sodass Sie beruhigt Deutsch wählen können)

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Druckvorschau zur Kontrolle, Drucken erzeugt den Beleg und hinterlegt die Bescheinigung in den Metadaten der TachWare

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Ansicht nach Erstellen der Bescheinigung, das Palmensymbol bedeutet Urlaub

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Aufruf vorhandener Bescheinungen zum Nachdruck oder Löschen