TachWare V3: Gewusst wie | Teil 5: Daten mehrerer Standorte/Arbeitsplätze synchronisieren

Sie setzen TachWare an zwei oder mehr Standorten ein bzw. arbeiten von mehreren Computern und möchten dennoch an jedem Standort bzw. an jeder Installation auf alle Daten Zugriff haben bzw. an allen Standorten mit derselben Datenbasis arbeiten? Hier erfahren Sie, wie es funktioniert.

Eine Anmerkung vorab: TachWare basiert nicht auf einer Datenbank, sondern arbeitet mit einer Verzeichnisstruktur, daher empfehlen wir dringend unkoordinierte Umstellungen der Verzeichnisse zu unterlassen.

Für das Verständnis zunächst die Klärung nachstehender Frage.
Wie und wo speichert TachWare Daten ab?

Die Einstellung der Verzeichnisse erfolgt in TachWare unter Hauptmenü – Einstellungen im Menüpunkt “Archivierung”.
Im Datenordner werden alle Fahrerkarten- und Fahrzeugdaten beim Einlesen automatisch abgespeichert. Es gibt 3 Subverzeichnisse:

  • C_Files: enthält alle Fahrerkartendateien im Format *.ddd
  • M_Files: enthält alle Fahrzeugdateien im Format *.ddd
  • Data: enthält alle Metainformationen, die durch die Bearbeitung der Daten in der TachWare durch den Anwender erfolgen
    bspw. Urlaubsscheine, hinterlegte Fahrerkontaktdaten, Eintrittsdatum des Fahrers ins das Unternehmen, deaktivierte Fremdfahrer/-fahrzeuge

Eine Sortierung von Fahrern und Fahrzeugen in einzelne Subverzeichnisse ist nicht möglich, da diese von TachWare nicht gelesen werden können.

Da der Gesetzgeber eine sofortige doppelte Datensicherung fordert, gibt es zudem die Option einen Sicherungsordner festzulegen. Dieser muss sich  körperlich auf einem anderen Laufwerk befinden als der Datenordner. Ist dies nicht der Fall, sind im Falle eines Defektes beide Sicherungen verloren.

Das Verzeichnis Datenordner wird von TachWare automatisch in den Sicherungsordner gespiegelt, d.h. der Inhalt ist identisch.

Weiters können über den Importordner automatisch Dateien von einem weiteren Ort (z.B. Zielordner auf dem Server für Remotedownloaddateien) in den Datenordner eingespielt werden. Die Funktionalität ist hier derart, dass die Dateien anschließend aus dem Importordner gelöscht werden. Daher dürfen Daten- und Importordner auch nicht identisch oder einander enthaltend sein, da es sonst durch Rückkopplung zu unwiderruflichem Datenverlust kommt.

Der Nachrichtenordner ist nur interessant für Kunden, die neben der TachWare auch die Terminalsoftware Driver Point Software einsetzen.

Einstellungen_Archivierung_300

Beispielhafte Ansicht des Menüpunktes “Archivierung” mit empfohlenen Einstellungen

Nachdem die Grundlagen erläutert sind, kommen wir zur eigentlichen Frage.
Wie können die Datenbestände mehrerer Standorte abgeglichen werden?

Zu empfehlen ist folgende Verzeichniseinstellung, um identische Ansichten an allen Installationen zu haben.

Jede Installation legt den Datenordner in einem Verzeichnis fest, auf das von allen Installationen zugegriffen werden kann, bspw. ein Netzlaufwerk auf dem Server. Dieses Verzeichnis wird in jeder (!) Installation als Datenordner eingestellt.

Alternativ können Sie den jeweiligen Datenordner lokal definieren, was den Vorteil hätte, dass dieser immer erreichbar ist, auch wenn das Netzwerk nicht zur Verfügung steht. In diesem Fall legen Sie den Sicherungsordner auf das gemeinsam erreichbare Verzeichnis. Um die beiden Verzeichnisse in beide Richtungen zu spiegeln, nutzen Sie bspw. das Windows eigene Synchronisierungscenter oder eine Cloud-Lösung wie bspw. Dropbox.

Wo liegen die Grenzen eines solchen Abgleichs: Es soll an jedem Standort nur ein Auszug der Daten zu sehen sein, bspw. weil Fahrer und Fahrzeuge auf mehrere Disponenten aufgeteilt sind, kann dies mit synchronisierten Verzeichnissen nicht abgebildet werden. Hintergrund: da die TachWare nicht auf einer Datenbank basiert, gibt es keine echte, klassische Benutzerkontensteuerung.

Kompromisslösung: Sofern jeder Disponent alle Daten sehen darf, empfiehlt es sich, die Fahrer und Fahrzeuge Zweigstellen zuzuordnen. Der Name der Zweigstelle kann dann in der Fahrer- und Fahrzeugliste mit ausgegegeben werden, sodass jeder Disponent weiß, was ignoriert und was bearbeitet werden kann.

Zweigstellenkuerzel

Ansicht der Fahrerliste unter Zuschaltung der Spalte “Zweigstelle”

Achtung: obenstehende Ausführungen beziehen sich auf Ersteinrichtungen!