TachWare V3: Gewusst wie | Teil 4: Daten per Email versenden

Sie haben eine Zentrale bzw. eine Niederlassung, welche die Daten ebenfalls benötigt oder einen Fahrer, der seine Fahrerkartendatei einfordert?
Nutzen Sie die Email-Funktion in der TachWare, um die Datei schnell und einfach zu übersenden.

Die TachWare bietet 2 Möglichkeiten des Emailversands an:

  1. Automatisches Versenden beim Einlesen neuer Dateien (optional)
  2. Manuelles Versenden einer / mehrerer Dateien

Voraussetzung für die Nutzung dieser TachWare-Funktion ist ein lokales Emailprogramm, z.B. MS Outlook, Thunderbird oder Lotus Notes.

Wenn Sie sich auf der Webseite Ihres Emailkontoproviders (z.B. t-online.de, web.de, gmx.net, etc.) anmelden müssen, können Sie die Automatik nicht nutzen, sondern müssen Dateien aus dem Archivordner heraussuchen und dann als Anhang hinzufügen.

Wie funktioniert es, welche Einstellungen müssen vorgenommen werden?

  • Öffnen Sie die Programmeinstellungen (Hauptmenü -Einstellungen)
  • Wählen Sie den Punkt “E-Mail “
  • E-Mail-Versand: Legen Sie fest, ob Dateien a) immer automatisch, b) nie automatisch oder c) auf Nachfrage versendet werden sollen
  • E-Mail-Details: Legen Sie fest, ob Sie den Standard- oder TachWare-E-Mail-Client verwenden möchten und tragen Sie die erforderlichen Daten ein (die Angaben zur Nutzung des TachWare-Clients erfragen Sie ggf. bei Ihrem Systemadministrator)
    Hinweis “Standard”: nicht alle E-Mail-Programme unterstützen das automatische Anhängen von Dateien! Einfach ausprobieren :)
  • Speichern Sie Ihre Einstellungen durch Klick auf die Schaltfläche OK.
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E-Mail Einstellungen bei Standard-Client (nur Empfänger und Absender)

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E-Mail-Einstellungen bei Nutzung des TachWare-Clients (erweiterte Angaben erforderlich; ggf. bei Systemadministrator erfragen)

Wichtiger Hinweis: SSL/TSL-Verschlüsselung

Derzeit funktioniert der Versand über den TachWare-E-Mail-Client nicht, wenn das angegebene Konto mit einer SSL- oder TSL-Verschlüsselung arbeitet. Eine Lösung gibt es bisher nicht, ist aber in Arbeit.

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Probleme mit SSL/TSL-Verschlüsselung: zugehörige Fehlermeldung

Vorgehen bei 1. Automatisches Versenden beim Einlesen neuer Dateien

  • es öffnet sich automatisch eine neue Email mit der neuen Datei im Anhang, die an die definierte Emailadresse adressiert ist, senden, fertig

Vorgehen bei 2. Manuelles Versenden einer / mehrerer Dateien via lokalem Emailprogramm

Option a): TachWare-Funktion nutzbar

Wählen Sie den Fahrer bzw. das Fahrzeug an, für den / das Sie eine Datei versenden möchten

  • Klicken Sie in der Kopfzeile auf “Archivdateien x(…)” um sich alle zum Fahrer / zum Fahrzeug gehörenden Dateien anzeigen zu lassen
  • Markieren Sie im sich öffnenden Fenster die Dateien, die Sie per Email versenden möchten
  • Klicken Sie auf “Dateien per E-Mail versenden”
  • Es öffnet sich automatisch eine neue Email an den definierten Empfänger, senden, fertig

Option b): TachWare-Funktion nicht nutzbar (SSL/TSL)

  • Wählen Sie den Fahrer bzw. das Fahrzeug an, für den / das Sie eine Datei versenden möchten
  • Klicken Sie in der Kopfzeile auf “Archivdateien x(…)” um sich alle zum Fahrer / zum Fahrzeug gehörenden Dateien anzeigen zu lassen
  • Markieren Sie im sich öffnenden Fenster die Dateien, die Sie per Email versenden möchten
  • Klicken Sie auf “Dateien kopieren” um diese in die Zwischenablage zu kopieren
  • Starten Sie Ihre Emailprogramm, öffnen Sie eine neue Email und fügen die Datei aus der Zwischenablage mit Strg+V bzw. das Kontextmenü der rechten Maustaste in die Email ein, definieren Sie Empfänger und Betreff, senden, fertig
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Manuelles Versenden von Dateien mit Nutzung der TachWare-Automatik

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Manulles Kopieren der Dateien, falls TachWare-Automatik nicht funktioniert (SSL/TSL)

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Sich öffnende Email bei manuellem Versand nach Klick auf “Dateien per Email versenden” (hier: Outlook)