TachWare V3: Gewusst wie | Teil 3: Daten an die Behörde schicken

Neben der Kontrolle der Fahrer und Fahrzeuge auf der Straße, bei denen der aktuelle sowie die vergangenen 28Tage überprüft werden und Betriebskontrollen, fordern kontrollberechtigte Behörden in definiertem Rahmen auch schriftlich Daten von Unternehmen an.

Erfahrungsbedingt werden meist Zeiträume von drei Monaten angefordert.
Hierzu sind die Originaldateien im Format *.ddd an die Behörde zu übersenden, Ausdrucke oder Tabellenblätter sind nicht ausreichend.

Mit der TachWare stehen Ihnen die passenden Dateien innerhalb weniger Minuten zur Versand per Email oder Brennen auf CD zur Verfügung.
Was passiert beim Exportieren von Daten? Die Software sucht aus allen Archivdateien, die heraus, die den gewünschten Zeitraum beinhalten und erstellt Kopien in das gewünschte Verzeichnis zur Weiterleitung an die Behörde.

1. TachWare Fuhrpark Kompakt und Fuhrpark Edition :: Einfacher Export

Der einfache Export steht in beiden Editionen zur Verfügung. Öffnen Sie den Menüpunkt Daten exportieren und wählen Sie dann unter Behördenexport Einfacher Export an.

Datenexport1_1 (Andere)

Auswahl des Menüpunktes “Daten exportieren”

  • Schritt 1: Auswahl Fahrer (in Fahrerliste angewählter Fahrer ist automatisch vorausgewählt)
  • Schritt 2: Auswahl des Zeitraumes (von .. bis)
  • Schritt 3: Auswahl Fahrzeuge (in Fahzeugliste angewähltes Fahrzeug ist automatisch vorausgewählt)
  • Schritt 4: Auswahl des Zeitraumes (von .. bis)
  • Schritt 5: Auswahl des Exportziels (Ordner für das Brennen auf CD oder zip-Archiv für das Versenden per Email)
Datenexport1_2 (Andere)

Auswahl der Fahrer

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Auswahl des geforderten Zeitraumes von .. bis

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Auswahl der Fahrzeuge

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Auswahl des geforderten Zeitraumes von .. bis

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Auswahl, wie die ausgewählten Dateien gespeichert werden sollen

2. TachWare Fuhrpark Edition :: Fahrer Export bzw. Fahrzeug Export

Diese beiden Menüpunkte stehen nur in der Fuhrpark Edition zur Verfügung.
Das Vorgehen ist analog zum Einfachen Export.

Fahrer Export: Wählen Sie Fahrer, für die Daten gefordert sind aus. Fahrzeuge, die von diesen Fahrern genutzt worden sind, können direkt mit exportiert werden.
Fahrzeug Export: Wählen Sie Fahrzeuge, für die Daten gefordert sind aus. Fahrer, die diese Fahrzeuge genutzt haben, können direkt mit exportiert werden.

Vorteile des erweiteren Exportes:

1. Fahrzeug Export: Zeiträume außerhalb des gewünschten Zeitraumes können abgeschnitten werden.
2. Exportbericht: zur Überprüfung, ob der gesamte Zeitraum abgedeckt ist oder ob Daten fehlen

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Anpassung der Fahrzeugdaten

Datenexport2_1 (Andere)

Exportbericht zur Kontrolle auf Vollständigkeit

 

 

Oft kommt folgende Frage:
Wenn ich die Datei in meiner Software öffne, sehe ich alles, auch außerhalb des Zeitraumes, den ich gewählt habe. Warum?

Weil in Ihrem Archivverzeichnis alle Dateien vorhanden sind und zwar nicht nur die, welche für die Behörde herausgesucht werden. Und deshalb zeigt die TachWare bei Ihnen alles an, was sich im Archivverzeichnis befindet. Die Behörde wird nur die Daten sehen, die in den ausgewählten / exportierten Dateien enthalten sind.